les bases de la comptabilité

La comptabilité de A à Z

- Le bilan présente le patrimoine de l’entreprise à la date de clôture des comptes c'est un  inventaire de ce que l’entreprise possède et de tout ce qu’elle doit. Il est établi à un moment donné, au moins une fois par an, à la fin de l’exercice comptable. Il s’agit d’une photographie de la situation patrimoniale, à travers laquelle on identifie les emplois et leurs moyens de financement .

- Le compte de résultat présente le résultat de l’activité de l’ese durant l’année comptable écoulée.

Le compte de résultat récapitule les produits et les charges de l’exercice, sans qu’il soit tenu compte de leur date d’encaissement et de paiement.

A la fin de l’exercice comptable, on totalise l’ensemble des produits et des charges. La différence ou solde constitue le résultat de la période qui fera apparaître un excédent (les produits sont supérieurs aux charges) ou un déficit (les charges sont supérieures aux produits).

Les produits regroupent tous les éléments de l’activité de l’entreprise qui lui ont permis de s’enrichir, c'est-à-dire augmenter son patrimoine net.

Pour reconnaître un produit, il faut analyser son impact sur le patrimoine de l’entreprise.la valeur des entrées dans le patrimoine est supérieur à celle des sorties, alors il y a enrichissement et donc produit.

Les charges rassemblent toutes les consommations nécessaires à la réalisation de l’activité.si la valeur des sorties du patrimoine est supérieur à celle des entrées dans le patrimoine, alors il y a consommation donc charge.

o L’actif désigne tout ce que l’entreprise possède : constructions, terrain, matériels, stock, sommes dues par des clients, trésorerie disponible….

o Le passif représente ce que l’entreprise doit, ainsi que ses ressources propres: fonds propres, réserves, emprunts, dettes envers les fournisseurs...

Les ressources propres représentent le patrimoine net de l’entreprise, c’est-à-dire sa richesse. Elles sont calculées par différence entre le montant de l’actif de l’entreprise et celui de ses dettes.

le flux entrant correspond à l’emploi

le flux sortant correspond à la ressource

L’emploi est le but de la transaction, sa destination : c’est l’objectif que l’entreprise poursuit en réalisant l’opération.

La ressource est le moyen qui a permis d’obtenir l’emploi : c’est l’origine de l’opération.

Pour chaque compte, la colonne de gauche s’intitule débit et celle de droite crédit. Ici, la convention habituelle « emplois à gauche et ressources à droite » s’applique :

- La colonne débit est utilisée lorsque le compte intervient en tant qu’emploi.

- La colonne crédit est utilisée quand il intervient en tant que ressource.

Les comptes d’actif augmentent par le débit tandis que les comptes de

Passif augmentent par le crédit.

Tout ce qui est emploi est débité, tout ce qui explique l’origine d’une ressource est crédité.

Les comptes de charges et produits :

- Tout compte de charge augmente au débit (emploi) ;

- Tout compte de produit augmente au crédit (origine d’une ressource).

La trésorerie (banque, caisse) intervient en emploi lors d’un encaissement, et en ressource lors d’un décaissement.

Valeurs immobilisées (comptes de classe 2):

Cette catégorie regroupe toutes les valeurs immobilisées, c'est-à-dire conservées de façon durable par l’entreprise.

A l’inventaire à la fin de chaque exercice, il faudra évaluer (en quantité et en prix) les produits restant en stock ; seule la variation du stock sera prise dans le Compte de résultat.

Les comptes de tiers (poste 34 et 44) enregistrent toutes les opérations de dettes et de créances envers les tiers dès que ces dettes et créances sont certaines. Elles demeurent inscrites au compte tant que le paiement n’est pas effectué.

Les créances, c’est-à-dire ce qui est dû à l’entreprise, seront inscrites au débit des comptes, les dettes au crédit.

En conséquence, la somme des soldes débiteurs des comptes de tiers donnera le total des créances de l’Actif et la somme des soldes créditeurs le total des dettes du Passif.

Le règlement est l’opération qui a pour effet d’éteindre, c’est-à-dire de faire disparaître une créance ou une dette.

Les règlements par la trésorerie sont opérés :

- soit en espèces.

- soit par chèques et virements bancaires

- soit par chèques postaux.

Il est nécessaire d’ouvrir un compte par banque et plusieurs comptes caisse s’il y a effectivement plusieurs caisses.

Les opérations au comptant : il s’agit de toute opération qui donne naissance à une dette ou à une créance, réglée immédiatement. Il est inutile ici d’utiliser un compte de tiers pour comptabiliser une dette aussitôt éteinte.

Les opérations à crédit et leur règlement :

Il faut ici impérativement utiliser des comptes de tiers, dès qu’il y a un « espace-temps »  entre la fourniture de l’objet ou la prestation de service et le paiement effectif.

Lorsqu’une opération est faite à crédit, un compte de créances ou de dette intervient.

Après le règlement, ce compte se présente avec des sommes égales des deux cotés, le compte est soldé. Ce compte dure le temps du crédit accordé ou obtenu

Les fonds permanents se divisent eux-mêmes en deux catégories :

- Les fonds propres

- Les fonds empruntés à long et moyen terme

Les fonds propres enregistrent les apports faits à l’entreprise soit en espèces soit en nature, ou les excédents de gestion, ou encore les subventions d’équipement.

La saisie des écritures dans le Journal, où sont enregistrées les opérations chronologiquement durant 12 mois. Selon l’importance des opérations, il peut être judicieux d’ouvrir plusieurs journaux suivant le type d’opération (journal des achats, journal des ventes, journal de banque, journal de caisse et journal des opérations diverses).

Les opérations enregistrées au journal sont simultanément reportées au Grand Livre. Le report manuel s’effectue sous la forme de comptes « en T ». L’utilisation d’un logiciel informatique permet de simplifier les écritures : l’opération saisie au livre journal est automatiquement reportée au Grand Livre.

A la clôture des comptes, la balance des comptes reprend les  soldes des comptes du Grand Livre. A la fin de la période, la balance des comptes doit présenter un équilibre des débits et des crédits.

L’élaboration des comptes de synthèse (Compte de Résultat, Bilan) s’effectue ensuite en reprenant les soldes débiteurs et créditeurs de la balance des comptes. Les comptes des classes 6 et 7 seront repris dans le Compte de Résultat et les comptes de la classe 1 à 5 seront repris dans le Bilan.

La tenue du journal :

C’est le document de base de toute comptabilité, l’entreprise devra y reporter « au jour le jour » toutes les opérations se traduisant par une écriture dans au moins deux comptes :

L’un débité : les comptes débités sont présentés en premier et s’inscrivent à

gauche,

L’autre crédité : les comptes crédités s’inscrivent à droite.

Pour chaque opération doivent figurer : son libellé (objet de l’opération), sa

date (date d’émission du chèque pour un paiement, date d’envoi du chèque à la banque pour encaissement), la référence à la pièce comptable qui en constitue le justificatif.

Dans le système classique, les opérations sont enregistrées dans un seul journal.

Le journal des opérations diverses : prend en compte les écritures d’inventaires (amortissements, stocks, provisions…) ;

Les totaux du ou des journaux, des comptes du Grand Livre et de la balance doivent être égaux.

Lorsqu’une entreprise possède des immobilisations, elle les inscrit au bilan. Leur

« consommation » se constatera sur plusieurs exercices et viendra diminuer chaque année la valeur de ce bien.

La plupart des immobilisations vont faire l’objet d’un « amortissement » qui répond à deux objectifs principaux :

- constater la perte de valeur (ou dépréciation) des biens acquis par l’entreprise et parallèlement constituer une « réserve » pour les renouveler ;

- répartir le coût (et donc la charge) sur plusieurs exercices, ce qui correspond à

la dotation aux amortissements, inscrite au compte de résultat.

La dotation aux amortissements correspond donc à la « consommation annuelle » de l’immobilisation inscrite au bilan. Elle va constituer une charge au compte de résultat

L’amortissement linéaire:

Appelé aussi amortissement constant, il est considéré comme identique tout au long de la durée de vie du bien. Son montant est calculé en appliquant à la valeur d’origine (valeur d’acquisition) un taux linéaire :

Taux linéaire = 100 / durée de vie

L’amortissement linéaire débute au jour de mise en service du bien

1ère annuité : la 1ère année de possession du bien, le montant de l’annuité

d’amortissement est calculé proportionnellement au temps d’utilisation du bien, selon la durée écoulée entre la date de mise en service et la date de fin d’exercice comptable (durée appelée «prorata temporis») :

N.B. : l’administration fiscale admet les 2 modes de calcul pour le prorata temporis : 30 jours par mois et 360 jours par an, ou nombre de jours réel par mois et 365 jours par an

Dernière annuité : la 1ère annuité étant partielle, elle est complétée par une annuité supplémentaire en fin de vie.

L’amortissement dégressif

C’est une faculté accordée par l’administration fiscale, permettant d’amortir plus vite les biens en début de vie, par application d’un coefficient multiplicateur au taux linéaire :

Taux dégressif = Taux linéaire x coefficient

Le coefficient est lui-même fonction de la durée de vie

L’amortissement dégressif débute au 1er jour du mois d’acquisition du bien.

la base de calcul n’est plus la valeur d’acquisition, mais la valeur résiduelle après amortissements antérieurs, ce qui explique que les annuités diminuent progressivement, et sont donc dégressives ;

· ce type de calcul ne permettrait jamais de s’arrêter, car il existe toujours une

valeur résiduelle. Aussi, pour respecter la durée d’amortissement, au bout d’un

certain temps on abandonne l’amortissement dégressif par l’amortissement

linéaire lorsque le taux dégressif devient inférieur au taux linéaire calculé sur la

durée restante

Si le compte de résultat de la comptabilité générale permet de déterminer le résultat global d'exploitation, il ne permet pas d'appréhender la contribution à ce résultat de chaque produit ou service fabriqué ou vendu

La comptabilité analytique permet de décomposer le résultat global d'exploitation en résultats individualisés obtenus par :

- La vente de chacun des produits ou services ;

- L'analyse des coûts de revient de ces produits ou services.

La comptabilité analytique a pour rôle de déterminer les différents éléments constitutifs des coûts, afin d'expliquer les résultats.

Les comptes d'écarts d'incorporation :Ils permettent de contrôler la cohérence entre les charges de comptabilité générale et leur incorporation en comptabilité analytique.

Les opérations de fin d’exercice

Avant d’établir les documents de synthèse, il faut procéder à certaines vérifications:

·     Faire l’inventaire des matières en stock,

·    Inscrire dans les comptes la valeur nominale (amortissements) concernant les actifs (immobilisés) qui se sont dépréciés,

·  Tenir compte des possibles dépréciations qui ont un caractère accidentel par le jeu des provisions,

Procéder aux régulations d’Actif et de Passif : il faudra se demander si certaines

dettes contractées au cours de l’exercice n’ont pas encore été enregistrées en

l’absence de pièces justificatives, si des charges ont été payées en avance et

inversement, se demander si des produits pour l’année N n’ont pas encore été

comptabilisés tandis que des produits relevant de l’année N+1 l’auraient déjà été.

C’est seulement après avoir réalisé ces vérifications que les documents de synthèse peuvent être établis.